Zásady spracovania a ochrany osobných údajov zákazníkov v súlade s GDPR

 

Identifikačné a kontaktné údaje prevádzkovateľa

 

Obchodné meno:     Legal Tech Factory Europe s. r. o.

Sídlo:                         Dunajská 7509/48, 811 08 Bratislava – mestská časť Staré Mesto

IČO:                           56 095 007

Registrácia:               Mestský súd Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č. 168439/B

Tel. č.:         +421 2 38 105 493

email:          gdpr@iusit.online



GDPR


Zásady spracovania osobných údajov zákazníkov Prevádzkovateľa sú vydané v súlade s Nariadením EP a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov (skrátene "GDPR"). Prevádzkovateľ prehlasuje, že dodržiava všetky pravidlá v súlade s vyššie uvedeným nariadením Európskej únie. Právnymi predpismi upravujúcimi ochranu osobných údajov znamená právne predpisy (predovšetkým  zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení), ktoré sú súčasťou slovenského právneho poriadku, vrátane príslušných medzinárodných zmlúv a právnych predpisov Európskej únie, ktoré sa týkajú ochrany osobných údajov. Týmto určujeme účely a prostriedky spracúvania Vašich osobných údajov Prevádzkovateľom.

Aké osobné údaje spracúvame?


Spracúvame bežné osobné údaje, ktoré nám osobne poskytnete alebo ich získame z iných zdrojov, elektronicky emailom, prostredníctvom našej webstránky alebo inými prostriedkami. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje v pokiaľ možno najmenšom možnom rozsahu, ktorý je potrebný. Všetky spracovávané osobné údaje Prevádzkovateľ udržiava (v spolupráci so subjektmi) čo najpresnejšie a aktualizované. Minimalizujeme rozsah osobných údajov ktoré spracúvame, tak aby postačovali na kvalitné splnenie služieb, ktoré od nás očakávate, tak aby sme splnili zákonné povinnosti, a tak aby sme chránili naše oprávnené záujmy. Spracúvame ako osobné údaje našich zákazníkov, ako aj osobné údaje našich potenciálnych zákazníkov, ktorí nám na to dali súhlas. Spracúvame predovšetkým tieto kategórie osobných údajov: Základné údaje, ktorými sú vaše obchodné meno, meno a priezvisko, adresa bydliska/sídla, prípadne IČO, ak ste podnikateľ – fyzická osoba (živnostník) alebo právnická osoba. Kontaktné údaje, ktorými sú Váš e-mail, telefónne číslo, alebo kontaktná adresa. Informácie o využívaní našich produktov a služieb, o produktoch ktoré ste si zakúpili, alebo zvažujete ich nákup. Informácie o využívaní nášho informačného systému, informačného newsletera a podobne. Záznamy o e-mailovej komunikácii, záznamy telefonátov, prípadne inú komunikáciu s vami v elektronickej, alebo písomnej podobe. Transakčné údaje, predovšetkým informácie o vašich platbách a platobných metódach.

Odkiaľ získavame osobné údaje?


V prevažnej miere osobné údaje získame priamo od Vás ako od dotknutých osôb tým, že nám ich poskytnete napr. v zmluvnej dokumentácii, do e-mailovej správy, objednávky a pod.. Tým nie je vylúčené, že o osobných údajoch dotknutých osôb sa dozvieme aj iným spôsobom, napr. ich poskytnutím od klienta pri výkone svojej činnosti a poskytovaní služieb.

Za akým účelom spracúvame osobné údaje?


Na účel efektívneho uzatvorenia a plnenia zmluvných vzťahov Zákonnosť spracúvania údajov je daná účelom, aby sme mohli riadne uzatvoriť a plniť všetky svoje zmluvné vzťahy, a preto potrebujeme spracúvať základné kontaktné a identifikačné osobné údaje týkajúce sa zástupcov a kontaktných osôb druhej zmluvnej strany (zákazníka, dodávateľa alebo iného zmluvného partnera Prevádzkovateľa). Potrebujeme získať relevantné osobné údaje druhej zmluvnej strany a jej zástupcov, aby sme mohli pripraviť relevantný návrh zmluvy (objednávky) a platne uzatvoriť s touto zmluvnou stranou zmluvný vzťah. Rovnako aj počas plnenia zmluvy často potrebujeme identifikačné a kontaktné údaje zástupcov, kontaktných osôb a iných pracovníkov druhej zmluvnej strany, aby nám mohol riadne dodať a/alebo prijať príslušnú službu, tovar a/alebo iné plnenie podľa podmienok uzatvorenej zmluvy. Tieto údaje získavame priamo od svojich dodávateľov, zákazníkov, klientov alebo obchodných partnerov alebo z verejne prístupných zdrojov. Predmetné osobné údaje na tento účel spracúvame počas celej doby trvania a plnenia zmluvy (zmluvného vzťahu). Osobné údaje nám musia byť pre tento účel poskytnuté, inak nebude možné príslušnú zmluvu uzavrieť, resp. ju riadne plniť. Rovnako postupujeme pred uzatvorením zmluvy na základe Vášho pokynu/žiadosti napr. pri objednávke o poskytnutie bezplatného dema. Na účel plnenia zmluvných vzťahov uzatvorených so zákazníkmi Prevádzkovateľ  spracúva bežné osobné údaje týkajúce sa našich zákazníkov, resp. ich zástupcov, a to pre účely realizácie zmluvných a obchodných vzťahov (vrátane evidencie zoznamu zákazníkov, termínov, vykonaných plnení a jednotlivých uzatvorených zmlúv). Predmetné osobné údaje spracúvame na plnenie zmlúv uzatvorených s našimi zákazníkmi (najmä zmlúv o poskytnutí služby, licenčných zmlúv, zmlúv o dielo a iných zmlúv), aby sme mohli svojim zákazníkom poskytnúť príslušné plnenie stanovené predmetnou zmluvou. Osobné údaje nám musia byť pre tento účel poskytnuté, inak nebude možné príslušnú zmluvu uzavrieť, resp. ju riadne plniť. Tieto predmetné osobné údaje potrebujeme na tento účel počas celej doby trvania a plnenia zmluvy. Po riadnom splnení alebo zániku predmetných zmluvných vzťahov osobné údaje (dokumentáciu) ďalej archivujeme v zmysle príslušných predpisov, aby sme si splnili svoju zákonnú povinnosť (účtovné záznamy uchovávame po dobu desiatich (10) rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú).   Na účel plnenia zmluvných vzťahov uzatvorených s dodávateľmi Prevádzkovateľ spracúva bežné osobné údaje týkajúce sa dodávateľov, resp. ich zástupcov, a to pre účely realizácie zmluvných a obchodných vzťahov. Predmetné osobné údaje spracúvame na plnenie zmlúv uzatvorených s našimi dodávateľmi (najmä zmlúv o poskytnutí služby, zmlúv o dodaní tovaru, zmlúv o spolupráci, mandátnych zmlúv, zmlúv o dielo a iných zmlúv), aby mohli dodávatelia Prevádzkovateľa dodať príslušné služby, tovary alebo iné plnenia stanovené predmetnou zmluvou. Osobné údaje musia byť pre tento účel Prevádzkovateľovi poskytnuté, inak nebude možné príslušnú zmluvu uzavrieť, resp. ju následne riadne plniť. Predmetné osobné údaje potrebujeme na tento účel počas celej doby trvania a plnenia zmluvy. Po riadnom splnení alebo zániku predmetných zmluvných vzťahov predmetné osobné údaje (dokumentáciu) ďalej archivujeme v zmysle príslušných predpisov, aby sme si splnil svoju zákonnú povinnosť (účtovné záznamy uchovávame po dobu desiatich (10) rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú). Na účel vedenia odoslanej a doručenej pošty Prevádzkovateľ spracúva bežné osobné údaje (základné identifikačné a kontaktné osobné údaje) na základe oprávneného záujmu, ktorý spočíva v riadnom vedení evidencie odoslanej a doručenej pošty (správa registratúry a elektronická komunikácia). Voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného záujmu máte právo namietať, pričom podrobnosti o uvedenom práve sú uvedené v tomto oznámení nižšie. Osobné údaje v rámci predmetného účelu spracúvame iba po nevyhnutnú dobu, pričom doba uchovania týchto údajov nepresiahne päť (5) rokov. Na účel marketingu Ide o spracúvanie kontaktných a identifikačných osobných údajov predovšetkým na účel priameho marketingu, t.j. zasielanie newslettra a zasielanie ponúk na produkty alebo služby ktoré ponúkame. Identifikačné a kontaktné osobné údaje na predmetný účel spracúvame na základe Vášho súhlasu, ktorý nám dobrovoľne udelíte na konkrétne marketingové aktivity (napríklad prostredníctvom emailu, našej webstránky alebo písomne), pričom predmetný súhlas máte právo kedykoľvek odvolať (napríklad prostredníctvom kontaktných údajov uvedených v úvode tohto oznámenia). Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.   Rovnako pre prípad elektronickej komunikácie poukazujeme aj na ustanovenie § 62 ods. 3 zákona č. 351/2011 Z.z. o elektronických komunikáciách v znení neskorších predpisov, podľa ktorého predchádzajúci súhlas príjemcu elektronickej pošty sa nevyžaduje, ak ide o priamy marketing vlastných podobných tovarov a služieb osoby, ktorého kontaktné informácie na doručenie elektronickej pošty tá istá osoba získala v súvislosti s predajom tovaru alebo služieb a v súlade s predmetným zákonom alebo s osobitným predpisom. Osobné údaje spracúvané na základe súhlasu uchovávame pre tento účel po dobu platnosti súhlasu. Vaše osobné údaje spracúvame po dobu platnosti súhlasu, alebo po dobu 3 rokov.   Na účel vybavenia a evidencie účtovníctva, spracovanie účtovných a daňových podkladov a fakturácie Z účtovných a daňových predpisov (najmä zo zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctva, zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov a zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty) vyplýva Prevádzkovateľovi zákonná povinnosť viesť účtovníctvo a príslušné osobné údaje (dokumenty) uchovávať po doby stanovené týmito predpismi. Podľa ustanovenia § 35 zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov uchováva Prevádzkovateľ účtovné záznamy po dobu desiatich (10) rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Na účel vybavovania a evidencie žiadostí a podnetov dotknutých osôb podľa GDPR Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje k tomu, aby sme mohli splniť svoju zákonnú povinnosť vyplývajúcu z článkov 12 až 21, 33 a 34 GDPR pre účely vybavenia žiadostí a iných podnetov dotknutých osôb súvisiacich s ochranou ich osobných údajov. Vaše základné identifikačné alebo kontaktné osobné údaje nám musíte poskytnúť, aby sme mohli Vašu žiadosť alebo podnet riadne vybaviť. Vaše žiadosti/podnety, spôsob ich vybavenia a súvisiacu komunikáciu a dokumentáciu ďalej uchovávame na základe oprávneného záujmu, ktorý spočíva v uplatňovaní a obhajobe našich právnych nárokov pre prípad kontroly zo strany dozorného orgánu alebo pre prípad začatia súdneho sporu, ktorý sa bude týkať Vašej žiadosti. Osobné údaje v rámci predmetného účelu spracúvame po nevyhnutnú dobu na vybavenie žiadostí a podnetov a tieto žiadosti/podnety, vrátane dokladov o ich vybavení, evidujeme/uchovávame najviac po dobu piatich (5) rokov od vybavenia žiadosti/dopytu, minimálne však do momentu právoplatného skončenia správneho konania, ktoré bolo v súvislosti s touto žiadosťou/dopytom začaté.

Informácie o zabezpečení


Prevádzkovateľ kladie maximálny dôraz na náležité zabezpečenie osobných údajov, vrátane ich ochrany pomocou vhodných technických alebo organizačných opatrení pred neoprávneným či protiprávnym spracovaním, pred náhodnou stratou, zničením alebo poškodením. Prevádzkovateľ má dostatočné organizačné opatrenia, vrátane detailne nastavených procesných postupov pre zachovanie maximálnej bezpečnosti osobných údajov. Prevádzkovateľ tiež venuje maximálnu starostlivosť technickému zabezpečeniu všetkých osobných údajov. K osobným dátam majú prístup (okrem výnimiek uvedených v týchto Zásadách) len pracovníci Prevádzkovateľa a to vždy v presne definovanom rozsahu, ktorý je nutný pre výkon ich pracovnej činnosti. Oprávnenie a prístup k osobným dátam sa u jednotlivých pracovníkov líšia a to v súlade s prísnymi internými pravidlami. Prevádzkovateľ všetky osobné údaje uchováva vo svojich informačných systémoch, zálohy na svojich zálohovacích médiách, a to na území Európskej únie.

Príjemcovia alebo kategórie príjemcov osobných údajov:


Osobné údaje nešírime, nezverejňujeme a nepredávame tretím stranám ibaže na to existuje zákonný alebo zmluvnú dôvod. Vaše osobné údaje poskytujeme len v odôvodnených prípadoch a v nevyhnutnom rozsahu nasledovným príjemcom:

Prenos osobných údajov do tretích krajín


Vaše osobné údaje nie sú primárne prenášané do tretích krajín. Takéto prenosy môžu nastať len pri využívaní cookies, softvérových a iných riešení poskytovateľov usadených mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (napr. Google, Microsoft a pod.). Vaše osobné údaje tak môžu byť prenášané do tretej krajiny, ktorou sú Spojené štáty americké. Spojené štáty americké nie sú považované za tretiu krajinu, ktorá poskytuje primeranú úroveň ochrany. Prevádzkovatelia, ktorým sú údaje prenášané, poskytujú nasledovné primerané záruky:   Európskej únie; viac info: Data location for the European Union.   Štandardné zmluvné doložky pre prenos osobných údajov do tretích krajín boli prijaté rozhodnutím Európskej komisie dňa 04.06.2021 s účinnosťou od 27.06.2021. Viac info: Vykonávacie rozhodnutie Komisie (EÚ) 2021/914 zo 4. júna 2021 o štandardných zmluvných doložkách. Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované rozhodovanie a profilovanie.

Práva dotknutej osoby


Ako dotknutá osoba máte právo najmä:
  1. Právo požiadať o prístup k osobným údajom podľa článku 15 GDPR, ktoré o Vás spracúvame. Toto právo zahŕňa právo na potvrdenie o tom, či o Vás spracúvame osobné údaje, právo získať prístup k týmto údajom a právo získať kópiu osobných údajov, ktoré o Vás spracúvame, ak je to technicky uskutočniteľné.
  2. Právo na opravu a doplnenie osobných údajov podľa článku 16 GDPR, ak o Vás spracúvame nesprávne alebo neúplne osobné údaje.
  3. Právo na vymazanie Vašich osobných údajov podľa článku 17 GDPR.
  4. Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa článku 18 GDPR.
  5. Právo na prenosnosť údajov podľa článku 20 GDPR, ak sa spracúvanie osobných údajov zakladá na právnom základe súhlasu podľa plnenia zmluvy.
  6. Právo namietať podľa článku 21 GDPR, ak sa spracúvanie zakladá na právnom základe oprávneného záujmu, verejného záujmu alebo ak ide o účely priameho marketingu, a to vrátane profilovania.
  7. Právo namietať proti automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu podľa článku 22 GDPR.
  8. Právo kedykoľvek podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov resp. podať návrh na začatie konania podľa § 100 zákona o ochrane osobných údajov.
  9. Ak o Vás spracúvame osobné údaje na základe Vášho súhlasu so spracúvaním osobných údajov, máte právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Bez ohľadu na to máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného alebo verejného záujmu ako aj na účely priameho marketingu vrátane profilovania.


Používanie cookies


Cookies a podobné technológie získavajú a ukladajú informácie počas prehliadania našich internetových stránok. Sú to malé textové súbory, ktoré môžu byť použité na rôzne účely. Ak navštívite naše internetové stránky sa viete oboznámiť s tým, aké cookies využívame a na aký účel. Pokiaľ ide o  „Nevyhnutné“ cookies, ich použitie je možné bez Vášho súhlasu, nakoľko bez nie je možné poskytovať služby.

Zodpovedná osoba pre správu osobných údajov


Prevádzkovateľ nemá vymenovanú zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov, pretože z hľadiska zákona o ochrane osobných údajov nie je u Prevádzkovateľa vyžadovaný.